Numerar páginas de un PDF

Numerar las páginas de un PDF parece un detalle de forma, hasta que te lo exigen. En oposiciones, en concursos públicos, en escritos judiciales y en expedientes administrativos es un requisito formal: un documento sin numerar puede rechazarse sin más.

Por qué se pide tanto

Por dos motivos muy prácticos. El primero es poder referirse a algo sin ambigüedad: «lo que consta en la página 34» es una frase que necesita que exista una página 34. El segundo es garantizar la integridad del conjunto: si el documento va numerado, se nota inmediatamente que falta una hoja o que alguien ha intercalado otra.

Las dos opciones que resuelven casi todo

Empezar en la página te permite saltarte lo que no debe llevar número: típicamente la portada, y a veces también el índice. Es la diferencia entre un documento con aspecto profesional y uno con un «1» impreso sobre el título.

Contar desde el número separa la posición física de la hoja del número que se imprime en ella. Sirve para dos cosas distintas y ambas frecuentes: empezar a contar en 1 aunque la primera hoja numerada sea la segunda del archivo, y continuar la numeración de un documento anterior cuando entregas un expediente por tomos.

Elegir el formato

• 1 — el número solo, discreto y suficiente para uso interno.
• Página 1 — más explícito, habitual en informes.
• 1 de 20 — el mejor para documentos que se imprimen y se reparten, porque quien lo recibe sabe al instante si le falta alguna hoja.
• Página 1 de 20 — la versión formal, la que suelen pedir en trámites.
• - 1 - — el estilo clásico de los documentos maquetados.

Cuando usas «de {total}», el total se calcula sobre las páginas que realmente llevan número. Si te saltas la portada de un documento de veinte hojas, el resultado dirá «1 de 19», no «1 de 20», que es lo coherente con lo que el lector tiene delante.

Dónde colocarlo

Abajo en el centro es la posición neutra y la más común. Abajo a la derecha es la habitual en documentos que se imprimen a una cara, porque cae junto al pulgar al pasar hoja. Arriba a la derecha conviene cuando el documento se va a encuadernar o grapar por abajo, o cuando ya hay algo escrito en el pie.

Un aviso: si tu documento ya venía con números impresos, los nuevos se dibujan encima. Elige una posición distinta o quedarán superpuestos e ilegibles.

El tamaño

Entre 9 y 12 puntos es lo razonable. Por debajo de 8 cuesta leerlo en papel; por encima de 14 el número compite visualmente con el contenido. El valor por defecto, 11, funciona bien en un A4 normal.

Es una modificación permanente

A diferencia de girar páginas, numerar escribe contenido nuevo en el documento y no se deshace con facilidad. Trabaja siempre sobre una copia y conserva el original: si te equivocas de formato o de posición, podrás repetirlo desde cero en lugar de tener que reconstruir el documento.

Numerar al final, no en medio

Si estás montando un expediente a partir de varios documentos, el orden de las operaciones importa y casi siempre se hace al revés.

Lo correcto es: primero unir todo en un solo archivo, después quitar lo que sobre y girar lo que esté de lado, y numerar en último lugar. Así los números salen correlativos de la primera hoja a la última.

Si numeras cada documento por separado y luego los unes, tendrás cinco páginas «1» repartidas por el expediente, y no hay forma de arreglarlo sin rehacerlo: los números ya forman parte del contenido de cada hoja. Es el error que obliga a empezar de cero, y se evita simplemente dejando la numeración para el final.

Sin salir de tu navegador

El PDF se abre, se le añade la numeración y se vuelve a guardar en tu propio dispositivo. No hay subida ni copia temporal en ningún servidor.