Cómo reducir un PDF para una sede electrónica sin que se vuelva ilegible

Estás rellenando una solicitud en la sede electrónica de turno, llegas al paso de adjuntar documentación y aparece el mensaje: «el archivo supera el tamaño máximo permitido». Tu PDF pesa 8 MB, el límite son 2, y no hay ninguna opción de subirlo igualmente.

Es probablemente el motivo número uno por el que alguien busca cómo comprimir un PDF en España. Y tiene solución en menos de un minuto, pero conviene entender de dónde salen esos megas, porque de eso depende qué hay que tocar.

Los límites reales con los que te vas a encontrar

No hay un límite único: cada administración pone el suyo, y varían más de lo que uno esperaría. Los que aparecen una y otra vez rondan estos valores:

• 2 MB por archivo es el más común en sedes autonómicas y ayuntamientos.
• 5 MB en bastantes trámites de la Administración General del Estado.
• 10 MB en total sumando todos los adjuntos, que es un límite distinto y más traicionero: cada archivo cabe, pero juntos no.
• 1 MB en algunos formularios antiguos, sobre todo de universidades y colegios profesionales.

El límite exacto casi siempre está escrito en la propia página, en letra pequeña, junto al botón de adjuntar. Merece la pena leerlo antes de empezar: no es lo mismo tener que llegar a 2 MB que a 1.

Por qué tu PDF pesa tanto

Aquí está la clave de todo. Un PDF de veinte páginas de texto puro —un contrato generado por un ordenador, por ejemplo— pesa unos pocos cientos de kilobytes. El texto ocupa ridículamente poco.

Un PDF de dos páginas escaneadas puede pesar 10 MB. La diferencia es que ahí dentro no hay texto: hay dos fotografías grandes de un folio, guardadas dentro de un envoltorio PDF. Y una fotografía a 600 puntos por pulgada de un A4 en color son varios millones de píxeles.

Por eso lo primero es saber qué tienes entre manos. Si puedes seleccionar el texto del documento con el ratón, es un PDF de texto. Si no puedes, es un escaneo o una foto, y ahí es donde está todo el peso.

Si es un escaneo o fotos del móvil

Es el caso fácil, aunque no lo parezca: hay muchísimo margen. Un escaneo doméstico suele venir a 300 o 600 ppp cuando 150 son de sobra para leer un documento en pantalla, y muchas veces en color cuando el original es texto negro sobre papel blanco.

Con comprimir PDF, el modo «reducir al máximo» vuelve a dibujar cada página a una resolución razonable. Bajar de 8 MB a 700 kB es lo normal, y el documento sigue leyéndose perfectamente. Si además puedes volver a escanear, hazlo en escala de grises: ahorra alrededor de dos tercios sin perder nada útil.

Si es un PDF de texto

Aquí hay poco que rascar y conviene saberlo antes de perder el tiempo. Si el archivo pesa 900 kB y son 40 páginas de texto, ya está prácticamente en su mínimo: comprimirlo bajará un 10 % con suerte.

Si un PDF de texto pesa mucho, casi siempre es por una de tres cosas: lleva imágenes o un logotipo enorme en cada página, tiene las tipografías incrustadas completas, o alguien lo generó imprimiendo a PDF desde un escáner. Mirar la primera página suele bastar para averiguarlo.

Cuando el límite es el total y no cada archivo

Este es el caso que más desespera, porque cada documento cabe pero la suma no. Hay dos salidas, y una es mucho mejor que la otra.

La buena: si el trámite lo permite, unir los PDF en uno solo y comprimir el resultado una vez. Comprimir una sola vez un documento grande da mejor resultado que comprimir cinco pequeños por separado, porque el ajuste se aplica de forma uniforme.

La mala: comprimir cada uno al máximo por separado hasta que la suma entre. Funciona, pero acabas con cinco documentos peor de lo necesario en lugar de uno decente.

Si son fotos hechas con el móvil

Muchísimos trámites se resuelven fotografiando folios con el teléfono. En ese caso el orden importa: primero convierte las fotos a PDF en el orden correcto, y después comprime el documento entero. Al revés —comprimir cada foto y luego montarlas— da un resultado peor y da más trabajo.

Y un consejo que ahorra un rechazo: fotografía con luz uniforme y encuadrando solo el folio. Una foto con la mesa alrededor no solo pesa más, es que además a menudo la administración la considera ilegible y te hace repetir el trámite.

Hasta dónde se puede bajar sin estropearlo

La respuesta honesta es que depende de qué haya dentro, pero hay unas referencias que se cumplen casi siempre para un documento escaneado en A4:

• Alrededor de 150-250 kB por página en color, con calidad de lectura cómoda.
• Alrededor de 60-100 kB por página en escala de grises.
• Por debajo de 40 kB por página el texto pequeño empieza a emborronarse y la letra de las notas al pie deja de leerse.

Si con el ajuste más agresivo aún no entras, el problema no es la compresión: son demasiadas páginas para ese límite. Ahí toca dividir el documento y enviarlo por partes, o buscar si el trámite admite otro canal.

Una advertencia sobre dónde lo comprimes

Los documentos que se suben a una sede electrónica son, por definición, documentos con datos personales: el DNI, una nómina, un informe médico, un contrato. Subirlos a una web cualquiera para comprimirlos significa entregar ese documento a un tercero del que no sabes nada.

Es exactamente la razón por la que nuestra herramienta de comprimir PDF trabaja dentro de tu navegador y no sube el archivo a ninguna parte. Puedes comprobarlo tú mismo: corta la conexión después de que cargue la página y verás que sigue funcionando.